Op 1 november 2024 begon de nieuwe ‘financiële man’ bij Wallaard. Hij schudde de boel meteen flink op: een reorganisatie van de administratie, een grote digitaliseringsslag en nieuwe ambities. Michael van Veen smijt alle papieren weg, is wars van hiërarchie en vindt bedrijfsfinanciën een kunstje dat overal hetzelfde werkt.

Wie bij Wallaard het terrein op loopt richting kantoor, wordt als eerste gezien door Michael van Veen. “Ik vind zelf dat ik de beste plek heb van iedereen. Als ik een beetje kan overzien wie er in- en uitloopt, dan weet ik wat er speelt. Eerder zat ik naast de deur en daar werd ik kneiter-onrustig van.”

De boel een beetje opschudden

“Toen ik kwam solliciteren kreeg ik duidelijk te horen dat we hier de boel een beetje moesten opschudden qua administratie en processen. Ik ben begonnen met van alles tegen het licht te houden qua kosten om het net zo goed te doen voor minder. Daar kwamen wel een paar dingen uit.”

Een nieuw ERP-pakket

De grootste verandering tot nu toe was de overgang naar een nieuw automatiseringspakket. “Het MT had al besloten dat we dat gingen doen, dus ik mocht overzien dat dat geïmplementeerd werd.
We zijn in februari overgegaan. Zoals altijd met een conversie zitten hier haken en ogen aan, naadloos overgaan gaat niet. De basiselementen worden 1 op 1 overgenomen waardoor we een voorbereidingstijd van ongeveer 4 maanden bespaarden.
Inmiddels gaat het goed met de uren-app en boekingen. Ik denk dat we in de zomer echt alle schoonheidsfoutjes eruit hebben en dan wordt het super.

Zo’n pakket is een medium. Maar het gaat natuurlijk vooral om de visie die er is.”

Weekje langer werken

De overdracht door voorganger Patrick Binda verloopt heel soepel. “Patrick weet precies hoe de hazen lopen dus hij is erg waardevol voor mij. En hij laat dingen los, dat durft hij aan. Patrick zou 22 augustus afzwaaien. Maar ik kwam met het thuisfront met de vakanties in de knoei. Dus ik zeg: “Als ik nou een week later doorwerk, wil jij niet een week langer blijven? Oh, is goed zei ‘ie.” Hij heeft er nog geen seconde over nagedacht. Dus Patrick, die zwaait 29 augustus af.”

Eentje minder

“De mensen op de administratie moesten we herverdelen. Laura de Ruiter is naar HR gegaan, dus er viel een administratieve kracht weg. Maar door dingen te automatiseren kunnen we het met een dame minder goed aan. Er waren dames die werk erbij wilden hebben. Inmiddels niet meer: ze zitten nu goed op hun rol en hebben een volle werkweek.

In de omgang is het gewoon gelijkwaardig samen aan het werk. We werken met simpele standaarden en daar houden we elkaar aan. Ik zorg dat ik open, eerlijk en transparant ben. Wat ik tegen hen zeg, moeten ze het ook tegen mij kunnen zeggen. Maar zo is heel de cultuur hier ook. Overal staat de deur open. Als je iets hebt moet je niet wachten, je kan altijd binnenlopen. En dat doe ik zelf ook.”

[Michael van de Berkt loopt binnen met een trouwing-doosje. “Dat moest ik aan jou geven van de dames”. Michael maakt het open en er springt een handje uit met een opgeheven middelvinger.] “Ja, maar dit zegt ook veel over heel de tent. De sfeer is goed. Het is belangrijk dat we blijven lachen. Dat je ergens om kan lachen. Zoals dit doosje.”

Twee dagen rondgereden

“Met IT hebben we ook flink wat zaken aangepakt. Uitvoerders hebben nu allemaal een wifi-kastje in de keet hangen. Dan zijn we van die dongels af. Ik heb twee dagen rondgereden langs de projecten om te zorgen dat het bij iedereen werkte, en nu zijn we waar we moeten zijn.

We zijn ook overgegaan op nieuwe servers met een nieuwe ICT-partner (CAB Holland). Niet per se omdat de andere slecht was, maar een frisse blik biedt altijd andere inzichten.

Ik ben geen IT-expert hè, maar ik kan wel goed praten met die partijen en ik zie wat er nodig is. Daar ben ik gewoon ingegroeid. Ik ben administratief medewerker geweest bij kleine bedrijfjes. Ja, die hebben geen IT-man. Maar iemand moet het doen. We zijn straks grotendeels van papier af. Dat ben ik zelf al wel langer: ik smijt alle papierwerk weg.”

Optimaliseren en vereenvoudigen

“Dat zijn wel de kernwoorden op dit moment. Robin en Michael hebben een heel mooi dashboard en dat gaan we verder fine-tunen.
We willen een treetje hoger op de veiligheidsladder en daar is ook flink wat administratief werk voor nodig. Dat kan het werk ook meteen makkelijker maken. Een voorbeeld: ProRail stelt nogal veel eisen over hoe mensen gecertificeerd zijn. Als ze die certificering willen inzien, dan rammelt uitvoerder Dirk Jan de Vos het er nu zo uit op z’n telefoon.
Voor de CO2 prestatieladder zijn we de administratie ook flink aan het vereenvoudigen.
Personeelsdossiers hebben we netjes op orde met contracten, vakantiedagen, functioneringsgesprekken, diploma’s en keurmerken met popups wanneer ze moeten worden vernieuwd. Daar kunnen we meer uit gaan halen om de collega’s beter van dienst te zijn.

Het wordt allemaal simpeler. Maar je moet altijd blijven nakijken.”

Mooie uitdagingen

“Er is een nieuwe Algemeen Directeur gekomen, iets vóór mij, en de Directeur Groen is er ook nog relatief kort. En Michael van de Berkt is natuurlijk spin in het web die hier al een lichtjaar zit. We hebben eerst het jaarplan gemaakt voor 2025. Nu zijn we een bezig met een strategieplan voor de komende jaren.
Als je verder wilt dan moet je groeien. En groeien kan niet zonder mensen en een organisatie die daar klaar voor is. En als de organisatie groter wordt, moet je ook zorgen dat de omzet groter wordt. En de cultuur behouden. Dat zijn wel mooie uitdagingen.”

Als je het kunstje snapt…

“Nou ben ik de financiële man, maar het gaat ook vaak over heel andere dingen. Dat ben ik gewend. De administratie is dienstverlenend. We zorgen ervoor dat de overige afdelingen en de collega’s buiten hun werk goed kunnen blijven doen. Je weet overal van, je kent iedereen. Dat valt voor mij nog niet mee, maar dat is een kwestie van tijd. Met de kerstborrel zag ik dat er nog wel stonden van “Wie is dat dan?” Straks bij de zomerborrel dan zal dat al wel anders zijn. Ja, en zo verder. Administratie is eigenlijk ook niet interessant om lang over te praten. Nee, joh. Dat is overal hetzelfde. Als je het kunstje snapt dan kan je het.“